Ірина Свистун, 
начальник Головного територіального управління юстиції у Сумській області

Головне управління юстиції в  Сумській області Ad impossibilia lex non cogit
Закон не вимагає неможливого
Відділ організаційної роботи, документування та контролю
Посада П.І.Б. Телефон Електронна адреса
Начальник відділу Шаповал Оксана Володимирівна тел.(0542) 66-00-48
тел./факс (0542) 66-19-36
o.shapoval@sm.minjust.gov.ua

  

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційної роботи, документування
та контролю Головного територіального управління юстиції 
у Сумській області
1. Загальні положення
1.1. Відділ організаційної роботи, документування та контролю (далі -  відділ) є структурним підрозділом Головного територіального управління юстиції у Сумській області (далі - головне територіальне управління юстиції).
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, вимогами законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, Положенням про Головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 23 червня 2011 року № 1707/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 23 червня 2011 р. за № 759/19497, наказами Міністерства юстиції України, Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, Інструкціями з діловодства в Міністерстві юстиції України, у головному територіальному управлінні юстиції та іншими нормативними актами.
1.3. Відділ підпорядковується начальнику головного територіального  управління юстиції та першому заступнику начальника згідно з розподілом функціональних повноважень. 
1.4. До посадових осіб відділу можуть застосовуватись заохочення, які передбачені Законом України "Про державну службу", що містяться у Правилах внутрішнього службового розпорядку та Колективному договорі.
1.5. Посадові особи відділу несуть відповідальність згідно із   законодавством України за невиконання чи неналежне виконання   покладених на них службових обов’язків.
1.6. Положення про відділ затверджується наказом головного територіального управління юстиції. 
1.7. Зміни і доповнення до Положення про відділ вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.
  
2. Основні завдання покладені на відділ:
2.1 реалізація загальних правил документування в головному територіальному управлінні юстиції та порядку роботи з документами з моменту їх створення, надходження до відправлення та передачі в архів;
2.2 контроль за виконанням положень Інструкції з діловодства в головному територіальному управлінні юстиції;
2.3 здійснення контролю за строками виконанням завдань визначених законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, наказами та дорученнями Міністерства юстиції України, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, запитів та звернень народних депутатів України;
2.4 підготовка планів роботи головного територіального управління юстиції;
2.5 організація проведення засідань колегії, апаратних та оперативних нарад головного територіального управління юстиції;
2.6 ведення діловодства за зверненнями громадян, що надходять до головного територіального управління юстиції та узагальнення результатів їх розгляду; 
2.7  реєстрація запитів на отримання публічної інформації, аналіз про стан виконання Закону "Про доступ до публічної інформації" та контроль за строками надання відповідей на запити;
2.8  контроль за наповненням Системи обліку публічної інформації;
2.9 здійснення правоосвітньої діяльності з питань віднесених до компетенції відділу.
3. Відділ  відповідно до покладених на нього завдань:
3.1 розробляє інструкції з діловодства, номенклатуру справ головного територіального управління юстиції;
3.2 забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами головного територіального управління юстиції вимог Інструкції з діловодства та національних стандартів;
3.3 бере участь у впровадженні та використанні інформаційно – телекомунікаційної системи діловодства в головному територіальному управлінні юстиції;
3.4 здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції, звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації;
3.5 організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архів головного територіального управління юстиції; 
3.6 здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів, звернень громадян у головному територіальному управлінні юстиції;
3.7 щотижнево готує зведення про виконання документів структурними підрозділами головного територіального управління юстиції;
3.8 готує щотижневі орієнтовні графіки виконання завдань структурними підрозділами головного територіального управління юстиції;
3.9 щоквартально готує звіти про роботу з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у головному територіальному управлінні юстиції;
3.10 бере участь у підготовці проектів рішень колегії, наказів та у виконанні доручень начальника, його заступників з питань організації документального забезпечення;
3.11 проводить аналіз інформації про документообіг в головному територіальному управлінні юстиції;
3.12 розробляє методичні рекомендації з питань діловодства, контролю та організації роботи зі зверненнями громадян; 
3.13 готує інформації з питань діловодства, організаційних питань,  роботи зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації для подальшого розміщення на веб-сайті головного територіального управління юстиції; 
3.14 організовує підготовку документів для проведення засідань колегії та оперативних нарад. Готує протоколи засідань колегії, нарад та контролює доопрацювання їх рішень;
3.15 складає плани роботи, плани засідань колегії та оперативних нарад головного територіального управління юстиції за пропозиціями структурних підрозділів. Готує звіти про стан їх виконання;
3.16 бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників головного територіального управління юстиції області з питань діловодства та роботи зі зверненнями громадян;
3.17 організовує збереження документаційного фонду головного територіального управління юстиції та користування ним. Забезпечує роботу архіву головного територіального управління юстиції;
3.18 організовує особистий прийом громадян керівництвом головного територіального управління юстиції та забезпечує виконання графіків особистого прийому громадян;
3.19 готує аналітико-статистичну звітність та узагальнення щодо розгляду звернень та особистого прийому громадян, які надходять до головного територіального управління юстиції;    
3.20 складає звіти про стан роботи із запитами на отримання публічної інформації, здійснює контроль в частині наповнення Системи обліку публічної інформації;
3.21 готує статті, інформації, роз’яснення для публікацій у ЗМІ з питань діяльності відділу;
3.22 за дорученням начальника та його заступників здійснює інші функції, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.
4. Відділ має право:
4.1 одержувати від структурних підрозділів головного територіального управління юстиції, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію з питань, що належать до компетенції відділу;
4.2 при виконанні покладених функцій відділ взаємодіє з відповідними структурами апарату головного територіального управління юстиції, місцевими органами державної влади;
4.3 брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, які стосуються роботи відділу;
4.4 вносити начальнику головного територіального управління юстиції та заступнику начальника згідно з розподілом функціональних повноважень:
4.4.1 пропозиції з питань удосконалення роботи відділу та забезпечення належного виконання завдань, покладених на відділ;
4.4.2 доповідні та аналітичні записки щодо реалізації відділом покладених на нього завдань, а також з інших питань, що належать до компетенції відділу. 
5. Керівництво
5.1. Відділ очолює начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю головного територіального управління юстиції  (далі – начальник відділу), який забезпечує виконання завдань і функцій, окреслених Положенням про відділ організаційної роботи, документування та контролю головного територіального управління юстиції. 
5.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований начальнику головного територіального управління юстиції та першому заступнику начальника згідно з розподілом функціональних повноважень.
5.3. Призначення на посаду начальника відділу здійснюється відповідно до Закону України "Про державну службу" від 10.12.2016 № 889 на конкурсній основі або поза конкурсом у випадках визначених чинним законодавством. 
Звільнення з посади здійснюється відповідно до чинного законодавства наказом начальника головного територіального управління юстиції. 
5.4. У своїй діяльності начальник відділу керується Конституцією України, вимогами законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, Положенням про Головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, наказами і дорученнями Міністерства юстиції України, рішеннями засідань колегії Міністерства юстиції України та головного територіального управління юстиції, а також Положенням про відділ організаційної роботи, документування та контролю головного територіального управління юстиції, інструкціями з діловодства та іншими нормативними актами.
5.5. На посаду начальника відділу призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти у галузі знань «Право», «Правознавство», «Правоохоронна діяльність» не нижче магістра, спеціаліста, має досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільно володіє державною мовою.
5.6. Начальник відділу повинен володіти навиками роботи з персональним комп’ютером та офісними програмами.
5.7. У випадку відсутності начальника відділу у зв’язку з відпусткою, хворобою чи з інших причин його обов’язки виконує заступник начальника цього ж відділу.  
Україна, м. Суми, вул. Герасима Кондратьєва, 28. Тел./факс (0542) 66-19-48, 66-19-36

© 2016 Головне територіальне управління юстиції у Сумській області
Розробка студії «Данкор Веб» Мапа сайту