Ірина Свистун, 
начальник Головного територіального управління юстиції у Сумській області

Головне управління юстиції в  Сумській області Ad impossibilia lex non cogit
Закон не вимагає неможливого
Вiддiл державної реєстрації актiв цивiльного стану Управлiння державної реєстрації Головного територiального управління юстиції у Сумській області
     
В.о. начальника вiддiлу державної реєстрації актiв цивiльного стану Управлiння державної реєстрації Головного територiального управління юстиції у Сумській області Соловйова Оксана Олександрівна (0542) 66-19-42
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ державної реєстрації актів цивільного стану 
Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Сумській області
І. Загальні положення.
1. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Сумській області (далі – Відділ Управління державної реєстрації) є структурним підрозділом цього Управління.
2. Відділ Управління державної реєстрації реалізує повноваження Міністерства юстиції України у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
3. Відділ Управління державної реєстрації безпосередньо підпорядковується заступнику начальника головного територіального управління з питань державної реєстрації – начальнику Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Сумській області (далі - начальник Управління державної реєстрації).
4. Відділ Управління державної реєстрації створюється, реорганізується та ліквідується наказом Міністерства юстиції України.
5. Відділ Управління державної реєстрації у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України , актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства України, наказами Міністерства юстиції України, а також цим Положенням.
6. Відділ Управління державної реєстрації утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.
7. Відділ Управління державної реєстрації є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.
 
ІІ. Основні завдання, повноваження Відділу Управління державної реєстрації та його керівника.
1. Основними завданнями Відділу Управління державної реєстрації є: 
участь у забезпеченні реалізації державної політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
організація роботи з проведення державної реєстрації актів цивільного стану ;
організаційне і методичне забезпечення та координація діяльності районних, районних у містах, міських відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області (далі – Відділ), виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану; 
контроль за діяльністю Відділу;
контроль за діяльністю виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, розгляд питань щодо внесення змін до актових записів цивільного стану, а також їх анулювання;
збереження архівного фонду;
формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
2.Відділ Управління державної реєстрації відповідно до покладених на нього завдань:
1) організовує проведення Відділом державної реєстрації актів цивільного стану та  виконання ним інших повноважень, визначених законодавством;
2) контролює діяльність Відділу та додержання ним законодавства у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, перевіряє його роботу;
3) перевіряє дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;
4) вивчає та узагальнює практику застосування законодавства з питань державної реєстрації актів цивільного стану, розробляє пропозиції для удосконалення законодавства та внесення їх на розгляд Міністерства юстиції України;
5) надає практичну та методичну допомогу Відділу, а також виконавчим комітетам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
6) здійснює заходи щодо підвищення ефективності роботи Відділу, виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
7) в установленому порядку організовує ведення звітності та складання відповідних її форм Відділом та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану, а також безпосередньо веде звітність у порядку, передбаченому Інструкцією про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24 січня 2013 року, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 29 січня 2013 року за № 189/22721 (далі – Інструкція), та складає звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
8) забезпечує ведення та формування Відділом Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064, та безпосередньо вносить до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі – Реєстр) відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану;
9) забезпечує формування та подання Відділом органам ведення Державного реєстру виборців відомостей, передбачених Законом України «Про Державний реєстр виборців», та постійну взаємодію і співпрацю з регіональними органами адміністрування та органами ведення Державного реєстру виборців;
10) забезпечує належне зберігання та оформлення Відділом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та іншої документації, пов’язаної з державною реєстрацією актів цивільного стану, їх облік, а також зберігає другі примірники актових записів цивільного стану, веде в установленому порядку облік книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, передає книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги на архівне зберігання відповідно до законодавства; 
11) забезпечує Відділ бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, їх належний облік та зберігання;
12) забезпечує надання Відділом платних послуг та безпосередньо надає їх відповідно до законодавства;
13) надає відомості, необхідні для проведення розрахунків та затвердження Головним територіальним управлінням юстиції у Сумській області розмірів плати за платні послуги, які можуть надаватися відповідно до законодавства;
14) видає повторно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витяги з Реєстру у порядку, передбаченому законодавством;
15) розглядає матеріали справ Відділу про анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану та складає відповідні висновки з цього питання;
16) подає інформацію про неповернені при анулюванні актових записів цивільного стану свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для розміщення на офіційному веб – сайті Міністерства юстиції України;
17) розглядає матеріали справ про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання Відділу іншого регіону та складає мотивований висновок про їх відповідність законодавству;
18) продовжує відповідно до законодавства строк розгляду Відділом заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання;
19) вносить зміни до актових записів цивільного стану;
20) здійснює звірку відповідності підпису посадової особи та відбитка печатки Відділу, проставлених на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, зразкам, наявним у його справах, та засвідчує їх для консульської легалізації;
21) приймає для проставлення апостиля офіційні документи, що видаються органами юстиції та судами, а також, що оформляються нотаріусами України, та видає їх з проставленим апостилем;
22) розглядає заяви, скарги, пропозиції від громадян, органів алоди, підприємств, установ, організацій з питань, що належать до його компетенції;
23) надає в установленому порядку інформацію за запитами на публічну інформацію фізичних та юридичних осіб, а також за запитами адвокатів, оформленими відповідно до законодавства, з питань, що належать до його компетенції, аналізує стан цієї роботи;
24) веде прийом громадян з питань, що належать до його компетенції;
25) забезпечує виконання Відділом та безпосередньо виконує міжнародні договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, в частині витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та виконання прохань про надання правової допомоги з питань, які належать до компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану;
26) забезпечує Відділ документацією, яка використовується в його діяльності;
27) готує та подає пропозиції Головному територіальному управлінню юстиції у Сумській області з питань матеріально-технічного забезпечення Відділу Управління державної реєстрації та Відділу; 
28) здійснює інші повноваження, передбачені законами України та іншими актами законодавства, наказами Міністерства юстиції України.
3. Відділ Управління державної реєстрації має право:
перевіряти діяльність Відділу та дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;
одержувати безоплатно в установленому порядку від державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності документи та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
за погодженням з керівництвом Головного територіального управління юстиції у Сумській області скликати та проводити наради для вирішення питань, що належать до компетенції відділів державної реєстрації актів цивільного стану;
залучати в установленому порядку для виконання покладених на Відділ Управління державної реєстрації завдань працівників Відділу;
брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, що належать до компетенції Відділу Управління державної реєстрації; 
мати інші права згідно із законодавством.
4. Відділ Управління державної реєстрації здійснює свої повноваження як безпосередньо, так і через Відділ.
5. Відділ Управління державної реєстрації під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції у Сумській області, місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності з питань, що належать до його компетенції.
6. Відділ Управління державної реєстрації очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади начальником Головного територіального управління юстиції у Сумській області за поданням начальника Управління державної реєстрації та погоджується з Міністерством юстиції України.
Начальником Відділу Управління державної реєстрації може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту другого рівня за ступенем вищої освіти магістра та/або повну вищу юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра та стаж роботи у сфері правової діяльності на державній службі на посаді головного спеціаліста або на керівних посадах в інших сферах не менше трьох років.
7. Начальник Відділу Управління державної реєстрації: 
1) здійснює керівництво діяльністю Відділу Управління державної реєстрації, організовує та контролює його роботу, забезпечує відповідно до своєї компетенції виконання Конституції та законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції України та законів України, актів Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства України, наказів Міністерства юстиції України, доручень керівництва Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
2) відповідає за виконання покладених на Відділ Управління державної реєстрації завдань та здійснення ним своїх повноважень;
3) забезпечує дотримання вимог виконавської та трудової дисципліни працівниками Відділу Управління державної реєстрації;
4) розподіляє обов'язки між працівниками Відділу Управління державної реєстрації та розробляє їх посадові інструкції;
5) планує роботу Відділу Управління державної реєстрації та забезпечує належний і своєчасний стан виконання запланованих заходів;
6) за дорученням керівництва Головного територіального управління юстиції у Сумській області представляє Відділ Управління державної реєстрації у відносинах іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами з питань, віднесених до їх компетенції;
7) бере участь у нарадах та інших заходах, що проводяться Головним територіальним управлінням юстиції у Сумській області, підготовці відповідних документів і матеріалів, що належать до компетенції Відділу Управління державної реєстрації;
8) веде особистий прийом громадян;
9) в установленому порядку організовує розгляд звернень (скарг, пропозицій), запитів на публічну інформацію та юридичних осіб, що надходять до Відділу Управління державної реєстрації;
10) організовує та контролює ведення діловодства у Відділі Управління державної реєстрації;
11) забезпечує належне зберігання та облік бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, книг про державну реєстрацію актів цивільного стану, метричних книг та їх оформлення;
12) забезпечує належну організацію роботи щодо надання платних послуг, а також ведення їх обліку відповідно до законодавства;
13) забезпечує співпрацю з регіональними органами адміністрування та ведення Державного реєстру виборців;
14) вносить начальнику Управління державної реєстрації пропозиції щодо заохочення і притягнення до дисциплінарної відповідальності державних службовців, службовців та інших працівників Відділу Управління державної реєстрації, а також працівників Відділу;
15) проводить наради, що належать до компетенції Відділу Управління державної реєстрації; 
16) готує інформацію сфері державної реєстрації актів цивільного стану для офіційного сайта Головного територіального управління юстиції у Сумській області та забезпечує її оновлення;
17) здійснює інші повноваження, передбачені завданнями Відділу Управління державної реєстрації.
Дане положення розроблено на підставі Типового положення про відділи державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.04.2016 № 1079/5 «Про затвердження Типового положення про відділи державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі», зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 12.04.2016 за № 536/28666.
Україна, м. Суми, вул. Герасима Кондратьєва, 28. Тел./факс (0542) 66-19-48, 66-19-36

© 2016 Головне територіальне управління юстиції у Сумській області
Розробка студії «Данкор Веб» Мапа сайту