Ірина Свистун, 
начальник Головного територіального управління юстиції у Сумській області

Головне управління юстиції в  Сумській області Ad impossibilia lex non cogit
Закон не вимагає неможливого
Роз'яснення

Діловодство


Питання:

1. Що таке Національний архівний фонд та які документи вносяться до нього ?
2. Який порядок оформлення закінченого архівного опису справ ?
3. Який порядок складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання установи ?
4. Який порядок складання описів справ постійного, тривалого строків зберігання та з особового складу структурного підрозділу установи ?
5. Який порядок групування документів у справи ?
6. На підставі яких нормативних документів визначаються строки зберігання документів?
7. Який порядок оформлення заголовків до номеклатурних справ?
8. Який порядок складання номенклатури справ згідно Інструкції з діловодства Головного територіального управління юстиції у Сумській області?
9. Який порядок контролю за виконанням документів згідно Інструкції з діловодства Головного територіального управління юстиції у Сумській області?
10. Який порядок оброблення та надсилання документів згідно Інструкції з діловодства Головного територіального управління юстиції у Сумській області?

---------------------------------------------------------------------------------------------

Що таке Національний архівний фонд та які документи вносяться до нього ?

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі - Закон про НАФ) було прийнято 24 грудня 1993 року. На сьогодні він є найважливішим актом законодавства у сфері діловодства та архів­ної справи.  

Закон про НАФ регулює відносини, пов'язані з формуван­ням, обліком, зберіганням і використанням Національного архів­ного фонду, та інші важливі питання діловодства та архівної справи.

Саме Законом про НАФ термін «діловодство» визначено як су­купність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами.

Відповідно до Закону про НАФ архівна справа - це галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юри­дичних і фізичних осіб, пов'язані із нагромадженням, обліком, збе­ріганням архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться.

Закон про НАФ складається з 10 розділів, кожен з яких регулює певні питання архівної справи та діловодства:

1. Загальні положення.

2. Національний архівний фонд та його формування.

3. Право власності на документи Національного архівного фонду.

4. Облік і зберігання Національного архівного фонду.

5. Використання Національного архівного фонду.

6. Система архівних установ.

7. Фінансове, матеріально-технічне і кадрове забезпечення архівних установ.

8. Міжнародне співробітництво в ар­хівній справі.

9. Відповідальність за порушення за­конодавства про Національний ар­хівний фонд та архівні установи.

10. Прикінцеві положення.

Вищезазначеним Законом дається визначення Національного архівного фонду - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації. Архівний фонд є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини.

Які ж документи вносяться до НАФ ?

Національний архівний фонд формується з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів гро­мадян і їх об'єднань.

Юридичні та фізичні особи зобов'язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню.

Внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього здійснюється на підставі екс­пертизи їх цінності комісією з фахівців архівної справи і діловодства, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців.

Документи НАФ можуть перебувати в будь - якій формі власності, передбаченій Конституцією та законами України. Право власності на документи НАФ охороняється законом.

Архівні документи, що нагрома­дилися за час діяльності органів державної влади, державних  під­приємств, установ та організацій, а також документи, передані дер­жавним архівним установам іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю держави.

Архівні документи, що нагромади­лися за час діяльності органів місцевого самоврядування, комунальних підпри­ємств, установ та організацій, а також документи, передані архівним відділам міських рад іншими юридичними і фізичними особами без збе­реження за собою права власності, є власністю територіальних громад.

Власник документів Національного архівного фонду та інші особи, які користуються зазначеними документами, не мають права їх знищувати, пошкоджувати або змінювати зміст цих документів.

Спори щодо здійснення права власності на документи Націо­нального архівного фонду вирішуються у судовому порядку.

Важливо знати, що документи НАФ, які належать державі, територіальним громадам, не можуть бути об'єктом приватизації, купівлі - продажу, застави або інших угод, пов'язаних з передачею права власності, і надаються лише в тимчасове користування. Право власності на зазначені документи може бути передане лише згідно з міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою і законами України.

Документи Національного архівного фонду підлягають обов'язковому державному обліку, що ведеться в порядку, встанов­леному центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, і здійснюється з метою контролю наявності документів, їх стану, місця та умов зберігання.


 

Який порядок оформлення закінченого архівного опису справ?

Оформлення закінченого архівного опису справ проводиться з урахуванням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях  затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015  № 1000/5.

Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.

Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.

Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.

Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний підсумковий запис, складений відповідно до пунктів 1 - 3 глави 5 цього розділу. Якщо опис складається з кількох томів, то підсумковий запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

 До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис відповідно до додатка 17 до цих Правил та аналогічно згаданому реквізиту, наведеному в пункті 7 глави 2 розділу VI цих Правил. У загальному засвідчувальному написі відображаються всі зміни в обсязі справ, внесених до опису, пов’язані з вибуттям, надходженням, об’єднанням і розформуванням справ (на підставі відповідних документів). Відтак засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведеного опису, вилучають.

Обов’язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, що складається за формою, наведеною в додатку 23 до цих Правил, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

 До складу титульного аркуша входять дані для пошуку опису в архіві: остання офіційна назва установи-фондоутворювача (із зазначенням на окремому аркуші  відомостей про перейменування та зміни в підпорядкуванні, що відбулися протягом періоду, за який документи включено до опису), номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати справ.

У змісті до закінченого опису справ перелічують (із зазначенням номерів відповідних аркушів) такі елементи: передмова (загальна); доповнення до передмови, що вміщувалися в кожному річному розділі опису; назви розділів і підрозділів опису; назви інших груп документів, включених до опису (їх подають відповідно до схеми систематизації опису); список скорочень (у разі наявності у річних розділах). Зміст розташовують на початку закінченого опису справ.

Передмову складають відповідно до пункту 2 глави 6 цього розділу. Для її написання послуговуються нормативно-правовими актами, довідковою літературою (енциклопедіями, довідниками тощо), справою фонду, документами фонду, обліковими документами, довідковим апаратом архіву організації, а також історичною довідкою до конкретного фонду. Крім цього, в єдиний документ зводять відомості, що містяться в передмовах до річних розділів.

Список скорочень складають, якщо в закінченому опису справ вжито скорочені назви, абревіатури, характерні для сфери діяльності установи. Підставою слугують списки скорочень до річних розділів зведених описів. Розташовують скорочення за абеткою. Розшифрування наводять через тире після скорочень. До списку не включають загальноприйняті скорочення слів (р. - рік, м. - місто, арк. - аркуш тощо), а також складноскорочені назви організацій (профспілка, облдержадміністрація, сільрада тощо).

Списки скорочень до річних розділів зведених описів справ вилучають.

 Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

 

Який порядок складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання установи ?

 Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, наведеною в додатку 20 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку «ЕПК». Систематизація заголовків справ в опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.

 Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕПК відповідного державного архіву затверджуються керівником установи. Один примірник направляється державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа. Другий - зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державного архіву (архівного відділу міської ради).

 Установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в  архіві установи, а другий - у службі діловодства.

 Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999. В установах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

 


 

Додаток 20

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

(пункт 1 глави 2 розділу VІІ)

 

Найменування установи                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

                                                                                             Посада керівника установи

                                                                                             ______   ________________________

                                                                                             (підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                                              ___  ____________ 20___ року

                                                                                                  М. П.

Фонд № _____                                                                             

ОПИС № _____                                                                          

справ постійного зберігання

за ___________ рік        

 

з/п

Індекс справи

 

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати документів справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітки

1

2

3

4

5

6

______________________________________________________________________________

(назва розділу*)

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________

Посада  укладача опису                  _________                                 _________________________

__________ 20___ року                           (підпис)                                           (ініціали (ініціал імені), прізвище)                                                                                               

 

 

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)                        __________  

                                                                                                   (підпис)

____ ___________ 20___ року

 

_________________________

    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК установи

 

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

архівного відділу райдержадміністрації

(міської ради)

_____________ № ______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

 

___________ № ________

 

 

       

Формат А4 (210 х 297).



*Найменування структурного підрозділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).


 

Який порядок складання описів справ постійного, тривалого строків зберігання та з особового складу структурного підрозділу установи ?

Структурні підрозділи установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

 Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за формою, наведеною в додатку 19 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях  затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015  № 1000/5., посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

 Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2014 році, будуть мати такі номери: 5 П - 2014; 5 Т - 2014; 5 К - 2014 або 5 ОС - 2014.

 Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

справи кожного року складають річний розділ опису справ;

порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);

кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер, якщо справа складається з кількох частин одного документа, то кожна частина отримує окремий номер);

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком повністю наводять лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами «те саме», однак решту відомостей про справи зазначають повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);

графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.

 Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації передбачено такі правила:

справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

плани, звіти, кошториси й документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;

перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де їх завершено (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього).

 Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

 У кінці опису заповнюється підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

 У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № _____». Графи 4, 5 форми опису не заповнюються.

 Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

 Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

 На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному в розділі V  Правил.

 

Який порядок групування документів у справи ?

Справи установи підлягають оформленню під час їх заведення у діловодстві та під час підготовки їх на архівне зберігання.

 Залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

 Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).

 Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування  документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для  нумерації аркушів справи, аркушів  засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

 Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові, судово-слідчі справи, справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

 

На підставі яких нормативних документів визначаються строки зберігання документів?

Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ. Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012  № 578/5 зі змінами (Перелік). Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі – організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року.

Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за двома групами організацій.

До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи НАФ. Дана група включає організації – джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій наведено в графі 3 цього Переліку.

Державні і комунальні організації – джерела формування НАФ –передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

Друга група включає організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 цього Переліку.

Строк зберігання “Постійно” означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.

Строк зберігання “До ліквідації організації” означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

Позначка “ЕПК” поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій – джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву (далі − ЕПК).

Відмітка “Доки не мине потреба” означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року.


 

Який порядок оформлення заголовків до номеклатурних справ?

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності установи.

Номенклатури справ установи та її структурних підрозділів оформлюють так, як визначено далі.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 05-10, де 05 - індекс самостійного відділу, 10 - порядковий номер справи, або 04.1-08, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 08 - порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи - додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: «Документи до протоколів засідань вченої ради інституту».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності товариства».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством охорони здоров’я України про стан здоров’я дітей дошкільного віку».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Державного підприємства «Азот» на 2014 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів за IV квартал 2014 року.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності за 2014 рік (копії)».

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, типовими і примірними номенклатурами справ.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

У графі 5 «Примітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.


 

Який порядок складання номенклатури справ згідно Інструкції з діловодства Головного територіального управління юстиції у Сумській області?

Номенклатура справ – це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

У головному територіальному управлінні юстиції складаються номенклатури справ структурних підрозділів  і зведена номенклатура справ.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше  15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, або керівником структурного підрозділу на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.

Зведена номенклатура справ складається відділом організаційної роботи, документування та контролю на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається відділом організаційної роботи, документування та контролю.

Зведена номенклатура справ головного територіального управління юстиції схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області (далі – ЕПК Державного архіву Сумської області) один раз на п'ять років або невідкладно, у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи головного територіального управління юстиції, після чого затверджується начальником головного  територіального управління юстиції.

Зведена номенклатура справ головного територіального управління юстиції складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК Державного архіву Сумської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі організаційної роботи, документування та контролю, другий використовується як робочий, третій передається до архіву для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до Державного архіву Сумської області.

Структурні підрозділи головного територіального управління юстиції отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

Зведена номенклатура справ головного територіального управління юстиції щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Який порядок контролю за виконанням документів згідно Інструкції з діловодства Головного територіального управління юстиції у Сумській області?

Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також за виконанням управлінських рішень та доручень керівництва головного територіального управління юстиції.

Організацію контролю за виконанням визначених завдань здійснює перший заступник начальника головного територіального управління юстиції (відповідно до розподілу функціональних обов'язків).

Здійснення контролю за строками виконання в апараті головного територіального управління юстиції покладається на відділ організаційної роботи, документування та контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство та керівник структурного підрозділу.

Відповідальність за виконання доручення, його проходження, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні матеріалів несе структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції керівництва головного територіального управління юстиції.

Якщо виконання завдання покладається на кілька структурних підрозділів чи посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є структурний підрозділ чи посадова особа, які у резолюції керівника визначені першими (далі – головний виконавець).

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, облік контрольних завдань, визначення форм і методів контролю, формування картотеки контрольних завдань, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання, проведення перевірок стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах головного територіального управління юстиції.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою  автоматизованої системи (база даних) та реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при постановці завдань на контроль.

Інформація про результати виконання взятих на контроль документів, щоп’ятниці узагальнюється відділом організаційної роботи, документування та контролю і подається керівництву головного територіального управління юстиції у вигляді зведень про виконання документів.

Переліки невиконаних у встановлений строк документів, надаються відділом організаційної роботи, документування та контролю, керівникам структурних підрозділів – виконавцям. Після заповнення відповідних граф перелік повертається до відділу організаційної роботи, документування та контролю.

Відомості про невиконані документи надаються сектором організаційної роботи, документування та контролю начальнику головного територіального управління юстиції та заступникам начальника по напрямкам діяльності для відповідного реагування.

 

Який порядок оброблення та надсилання документів згідно Інструкції з діловодства Головного територіального управління юстиції у Сумській області?

 

Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від структурних підрозділів або на наступний робочий день.

Структурні підрозділи головного територіального управління юстиції передають кореспонденцію для відправлення до сектору організаційної роботи, документування та контролю, згідно Реєстрів отримання документів під розпис.

Не допускається відправлення або передача кореспонденції без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

Передача факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису, документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису, здійснюється у відділі організаційної роботи, документування та контролю та у структурних підрозділах головного територіального управління юстиції.

У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником відділу організаційної роботи, документування та контролю перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність необхідних підписів на документі;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність і повноту додатків;

- наявність прізвища виконавця та номера телефону;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, зобов’язані під час передачі вихідних документів на відправку до відділу організаційної роботи, документування та контролю перевіряти наявність віз, копій вихідних документів, що залишаються у справах структурного підрозділу, повноту додатків, підпису на документі та наявність і правильність зазначення адреси.

Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

Документи, що адресують постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу.

У журналі обліку вихідної кореспонденції зазначається дата відправлення документа, вихідний реєстраційний індекс документа, кількість додатків, адресат.  Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, обліковуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають до відділу організаційної роботи, документування та контрою у конкретно визначені для цього години:

            понеділок, вівторок, середа, четвер – до 15.00 години;

            п'ятниця – до 14 години.

 

 16.01.2017

 

Україна, м. Суми, вул. Герасима Кондратьєва, 28. Тел./факс (0542) 66-19-48, 66-19-36

© 2016 Головне територіальне управління юстиції у Сумській області
Розробка студії «Данкор Веб» Мапа сайту