Ірина Свистун, 
начальник Головного територіального управління юстиції у Сумській області

Головне управління юстиції в  Сумській області Ad impossibilia lex non cogit
Закон не вимагає неможливого
Роз'яснення

Державна реєстрація актів цивільного стану


Питання:

1. Про порядок державної реєстрації народження дитини та визначення її походження 
2. Порядок визнання батьківства 
3. Визначення походження дитини 
4. Державна реєстрація шлюбу
5. Порядок проходження  медичного обстеження осіб, які вступають у шлюб
6. Порядок проведення державної реєстрації смерті 
7. Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану,  метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів
8. Порядок проставлення апостиля

 

---------------------------------------------------------------------------------------------

1. Про порядок державної реєстрації народження дитини та визначення її походження.

 

Цивільний стан особи залежить від  сукупності  факторів, котрі характеризують громадянина як суб'єкта цивільного права. До відділу державної реєстрації актів цивільного стану люди звертаються з різних приводів, які відбивають основні віхи у їхньому житті. Народилась дитина - її треба зареєструвати, давши ім'я. Питання державної реєстрації народження та визначення походження дитини регулюються Цивільним та Сімейним кодексами України, а також Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», де зазначено, що державна реєстрація народження дитини провадиться органом державної реєстрації актів цивільного стану з одночасним визначенням її походження та присвоєнням прізвища, імені та по батькові.

 

Батьки зобов'язані невідкладно, але не пізніше одного місяця від дня народження дитини, зареєструвати народження дитини в органі державної реєстрації актів цивільного стану (стаття 144 Сімейного кодексу України).

 

Несвоєчасна без поважної причини реєстрація батьками народження дитини в органах державної реєстрації актів цивільного стану тягне за собою накладення штрафу від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (стаття 2121 Кодексу України про адміністративні правопорушення). Відділ державної реєстрації за місцем реєстрації народження дитини складає протокол про адміністративне правопорушення (накладення штрафу), але ж народження дитини реєструється в день звернення до відділу за державною реєстрацією.

 

Якщо заява про державну реєстрацію народження надійшла після закінчення одного року з дня народження  дитини і до досягнення нею 16 років,  державна реєстрація  народження проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану  за місцем проживання дитини при пред'явленні довідки про народження закладу охорони здоров'я, довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу, а також довідки з місця проживання дитини. За відсутності довідки з місця проживання дитини - місце проживання дитини може бути підтверджене паспортом або паспортним документом одного з батьків або законних представників дитини.

 

Державна реєстрація народження дитини, яка досягла 16 років, але актовий запис про народження не був своєчасно складений, може бути проведена за її письмовою заявою з пред'явленням паспорта. В цих випадках відділом проводиться необхідна перевірка поданих заявником документів, що потребує витрат деякого часу та унеможливлює проведення державної реєстрації народження дитини в день звернення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

 

Державна реєстрація народження проводиться за усною чи письмовою заявою батьків дитини чи одного з них, а в разі смерті батьків або в разі якщо вони з інших причин не можуть зареєструвати народження - за заявою родичів, інших осіб, уповноваженого представника закладу охорони здоров'я, в якому народилась дитина або в якому на цей час вона перебуває.

 

Державна реєстрація народження дитини провадиться органом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем народження дитини або за місцем проживання її батьків чи одного з них.

 

Одночасно з заявою про державну реєстрацію народження подаються:

 

а) паспорти або паспортні документи, що посвідчують особи батьків (одного з них). Якщо документ, що посвідчує особу одного з батьків, з поважних причин не може бути пред'явлений, то орган державної реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити в державній реєстрації народження дитини. Відомості про другого з батьків у цьому разі зазначаються на підставі свідоцтва про шлюб;

 

б) паспорт або паспортний документ, що посвідчує особу заявника, у разі якщо реєстрація народження провадиться не батьками, а іншою особою;

 

в) документ, який є підставою для внесення відомостей про батька дитини (свідоцтво про шлюб, заява матері, спільна заява матері та батька дитини). За відсутності свідоцтва про шлюб підтвердженням зареєстрованого шлюбу може бути відмітка про його реєстрацію в паспортах або паспортних документах матері та батька дитини.

 

Підставами для проведення державної реєстрації народження дитини є визначені центральним органом виконавчої влади у сфері охорони здоров'я документи, що підтверджують факт народження дитини, а саме: медичне свідоцтво про народження, що видається закладами охорони здоров'я незалежно від підпорядкування та форми власності, де приймаються пологи. У разі народження дитини поза закладом охорони здоров'я державна реєстрація народження проводиться на підставі медичного свідоцтва про народження або медичної довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу  та висновку про підтвердження факту народження дитини поза закладом охорони здоров’я. З метою державної реєстрації народження дитини, яка досягла одного року і більше подаються медичне свідоцтво про народження та медична довідка про перебування дитини під наглядом лікувального закладу. У разі відсутності даних документів державна реєстрація народження дитини проводиться на підставі рішення суду про встановлення факту народження.

 

Походження дитини визначається відповідно до норм Сімейного кодексу України. Дитина, яка зачата і (або) народжена у шлюбі, походить від подружжя. Походження дитини від подружжя визначається на підставі свідоцтва про шлюб та документа закладу охорони здоров'я про народження дружиною дитини. Якщо дитина народилась у подружжя, дружина записується матір'ю, а чоловік - батьком дитини за заявою будь-кого з них.

 

Якщо мати і батько дитини не перебувають у шлюбі між собою, то відповідно до вимог     ст. 125 Сімейного кодексу України, походження дитини від матері визначається на підставі документу закладу охорони здоров'я про народження нею дитини, а походження дитини від батька визначається за спільною заявою батька і матері дитини або за рішенням суду.

 

Відповідно до вимог ст. 135 Сімейного кодексу України, при народженні дитини у матері, яка не перебуває у шлюбі, у випадках, коли немає спільної заяви батьків або рішення суду, запис про батька дитини у Книзі реєстрації народжень провадиться за прізвищем та громадянством матері, а ім'я та по батькові батька дитини записуються за її вказівкою.

 

Питання визначення прізвища, власного імені та по-батькові дитини врегульовані статтями 145-147 Сімейного кодексу України. Так, відповідно до вимог ст. 145 Сімейного кодексу України  прізвище дитини визначається за прізвищем батьків. При різних прізвищах за письмовою згодою батьків дитині присвоюється прізвище батька чи матері або подвійне прізвище, утворене шляхом з'єднання їхніх прізвищ. У заяві про присвоєння дитині подвійного прізвища батьки зазначають, з якого прізвища - батька чи матері - повинно починатися прізвище дитини.

 

Ім'я дитини визначається за згодою батьків. Ім'я дитини, народженої жінкою, яка не перебуває у шлюбі, у разі відсутності добровільного визнання батьківства визначається матір'ю дитини. Дитині може бути дано не більше двох імен, якщо інше не випливає із звичаю національної меншини, до якої належать мати і (або) батько (стаття 146 Сімейного кодексу України).

 

Спори між батьками щодо прізвища та імені дитини можуть вирішуватись органом опіки та піклування або судом.

 

По батькові дитини визначається за іменем батька. По батькові дитини, народженої жінкою, яка не перебуває у шлюбі, за умови, що батьківство щодо дитини не визнано, визначається за іменем особи, яку мати дитини назвала її батьком (стаття 147 Сімейного кодексу України).

 

Після державної реєстрації батькам (чи іншим особам, які подали заяву про реєстрацію народження даної дитини) відділом державної реєстрації актів цивільного стану  видається свідоцтво встановленого зразка про державну реєстрацію народження. Якщо при державній реєстрації народження дитини відомості про батька внесені в порядку, визначеному ст. 135 Сімейного кодексу України, то разом із свідоцтвом про народження дитини у відділі державної реєстрації актів цивільного стану видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої ст. 135 Сімейного кодексу України .

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

    

 

2 Порядок визнання батьківства

 

Згідно зі ст. 52 Конституції України діти рівні у своїх правах незалежно від походження, а також від того, народжені вони у шлюбі чи поза ним. Ніяких моральних та правових обмежень будь-які діти не знають. Права та обов'язки матері, батька і дитини ґрунтуються на походженні дитини від них, засвідченому державними органами реєстрації актів цивільного стану в установленому законом порядку. Це положення ст. 121 СК України, звичайно ж, стосується як дітей, народжених у шлюбі, так і дітей, народжених особами, які не перебувають у зареєстрованому шлюбі (народжені поза шлюбом). Отже, визначення походження дитини є підставою виникнення прав та обов'язків матері, батька і дитини (дітей). Розділом  ІІІ глави 12 Сімейного кодексу України (надалі - СК України) передбачений порядок визначення походження дитини, який  можливо розподілити на  визначення  походження дитини, яка  зачата і (або) народжена у шлюбі та визначення походження дитини, батьки якої не перебувають у шлюбі між собою.

 

Визначення походження дитини, батьки якої не перебувають у шлюбі між собою, може відбуватися у добровільному порядку, а саме:

 - за спільною заявою матері та батька дитини (ст. 126 СК України);

 - за заявою чоловіка, який вважає себе батьком дитини (ст. 127 СК України) та  у судовому порядку (ст. 128 СК України).

 

Визнання батьківства - це волевиявлення особи, яка вважає себе батьком дитини. Однак, одного волевиявлення особи щодо визнання себе батьком певної дитини недостатньо для настання правових наслідків. Необхідно також ще й волевиявлення матері дитини, яке полягає у вираженні згоди на те, щоб чоловік був записаний батьком її дитини.

 

Таким чином, у разі народження дитини жінкою, яка не перебуває у шлюбу з чоловіком, який є батьком дитини, а останній виявив бажання  визнати своє батьківство відносно даної дитини, тобто бути записаним у свідоцтві про народження дитини батьком дитини, мають право подати до органів реєстрації актів цивільного стану спільну заяву про  визнання батьківства. У цьому випадку  походження дитини проводиться в органах реєстрації актів цивільного стану без будь-яких попередніх процедур, зокрема судового розгляду. Спільна заява батьків може бути подана одночасно при здійсненні реєстрації народження дитини або після реєстрації народження, яка була проведена відповідно до вимог ст. 135 СК України.  Заява про визнання батьківства може бути подана до органів реєстрації актів цивільного стану як за місцем проживання батьків, так і за місцем зберігання актового запису про народження. Така заява може бути подана батьками дитини до органу реєстрації актів цивільного стану як до, так і після народження дитини. Якщо заява про визнання батьківства не може бути подана особисто, вона може бути подана через представника або надіслана поштою за умови нотаріального засвідчення справжності підпису заявника на цій заяві. Повноваження представника мають бути  нотаріально засвідчені. У заяві батьки обов'язково повинні зазначити яке прізвище вони надають дитині. Відповідно до вимог ст.145  СК України  дитині може бути присвоєно одне із прізвищ, які мають батьки, або може бути присвоєне подвійне прізвище, утворене шляхом з'єднання їхніх прізвищ.

 

Необхідно зазначити, що визнати батьківство має право як чоловік, який не перебуває у шлюбі з матір'ю дитини, так і чоловік, який знаходиться у зареєстрованому шлюбі з іншою жінкою. Також, право на визнання себе батьком (матір'ю) дитини не обмежується віковим критерієм. Однак, якщо заява про визнання себе батьком дитини подана неповнолітнім, державний орган реєстрації актів цивільного стану обов'язково повинен повідомити батьків, опікуна, піклувальника неповнолітнього про запис його батьком дитини. У разі, якщо повідомити батьків, опікуна, піклувальника неповнолітнього неможливо, державний орган реєстрації актів цивільного стану  в той же термін  повинен повідомити  про це орган  опіки  та піклування. Необхідність повідомлення вказаних осіб, які за законом піклуються про неповнолітню особу, зумовлена тим, що згідно з ч. 1 ст. 35 Цивільного кодексу України неповнолітній особі, яка записана матір'ю або батьком дитини, може бути надана повна цивільна дієздатність.

 

До не судового порядку визначення походження дитини можливо віднести випадки, коли  мати дитини, яка перебуває у зареєстрованому шлюбі, під час реєстрації народження заявляє, що її чоловік не є батьком цієї дитини, і у зв'язку з цим просить не вказувати його батьком в актовому записі про народження дитини. У даному випадку її прохання може бути задоволене лише за наявності спільної заяви самої матері та її чоловіка про невизнання його батьком дитини, а також заяви про визнання батьківства іншої особи та матері дитини. Якщо чоловік, який перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір'ю дитини, не може особисто з'явитись до органу реєстрації актів цивільного стану для подання такої заяви, то його заява, яка підтверджує, що він не є батьком дитини, справжність підпису на якій має бути нотаріально засвідченою, може бути подана через представника. Повноваження представника мають ґрунтуватись на нотаріально посвідченій довіреності.

 

У разі, якщо чоловік не визнає себе батьком дитини і, навпаки, коли чоловік вважає себе батьком дитини, а цей факт оспорюється, визнання батьківства встановлюється у судовому порядку.

 

Згідно вимог ст. 128 СК України позов про визнання батьківства може подати чоловік, який вважає себе батьком дитини, якщо його батьківство не визнається (оспорюється) матір'ю дитини, опікуном, піклувальником дитини, особою, яка  утримує та виховує дитину, а також самою дитиною, яка досягла повноліття. Визнання батьківства в судовому порядку можливе також лише за умови, що запис про батька дитини у Книзі реєстрації народжень вчинено відповідно до вказівок матері.  У судовому порядку можуть також встановлюватись факт батьківства (материнства) та факт визнання батьківства. Ці справи розглядаються за правилами окремого провадження.

 

Встановлення факту батьківства в судовому порядку відрізняється від визнання батьківства за рішенням суду за наступними критеріями:

 

- відсутність спору щодо батьківства дитини;

 

- смерть фактичного батька дитини;

 

- час народження дитини.

 

У разі смерті чоловіка, який не перебував у шлюбі з матір'ю дитини, факт його батьківства може бути встановлений за рішенням суду (ст. 130 СК України). Заява про встановлення факту батьківства приймається судом, якщо запис про батька дитини в Книзі реєстрації народжень вчинено відповідно до вказівок матері дитини. Заяву про встановлення факту батьківства можуть подавати ті ж самі особи, які мають право пред'являти позов про визнання батьківства, крім, звичайно, особи, яка вважає себе батьком дитини.

 

За рішенням суду може також бути встановлений і факт материнства (ст. 132 СК України). Умовами розгляду заяви про встановлення факту материнства є:

 

 - смерть жінки;

 

 - за життя ця жінка вважала себе матір'ю дитини;

 

- відсутність спору щодо материнства цієї жінки;

 

- в актовому записі  про реєстрацію народження вчинено запис про матір дитини за заявою родичів, інших осіб або уповноваженого представника закладу охорони здоров'я, в якому народилася дитина.   Заява про встановлення факту материнства може бути подана батьком, опікуном, піклувальником дитини або особою, яка утримує та виховує дитину. У разі досягнення дитиною повноліття вона також може подати таку заяву до суду.

 

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

3. Визначення походження дитини

 

Закон забезпечує людині можливість реалізації прав на шлюб, на сім'ю, материнство та батьківство. Він захищає новонароджену дитину, створюючи для неї передумови щасливого життя в сімейному оточенні, в атмосфері любові і розуміння, сприяє виконанню сім'єю різноманітних соціальних функцій, головною серед яких є народження і виховання людини.

 

Питання реєстрації народження та визначення походження дитини регулюються Цивільним та Сімейним кодексами України (далі - СК України), Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 р. № 52/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.10.2010 № 3307/5, зі змінами (далі – Правила державної реєстрації)).

 

Відповідно до ст. 121 СК України юридичним фактом, на основі якого виникають права і обов'язки батьків та дітей, є встановлене у законному порядку походження дитини від батьків, тобто наявність кровного споріднення між дитиною та матір'ю, батьком, засвідчене державним органом реєстрації актів цивільного стану.

 

Визначення походження дитини проводиться в момент реєстрації її народження, яка відповідно до вимог ст. 144 СК України має бути здійснена не пізніше одного місяця від дня народження дитини, та залежить від наявності чи відсутності шлюбу між її батьками.

 

Отже, визначення походження дитини можна поділити на наступні три групи:

 

- визначення походження дитини, яка була зачата і народжена у шлюбі;

 

- визначення походження дитини, яка була зачата до шлюбу, але народжена у шлюбі;

 

- визначення походження дитини, яка була зачата у шлюбі, але народжена протягом десяти місяців після його припинення чи визнання його недійсним.

 

Так, згідно ст. 133 СК України якщо дитина народилась у подружжя, то при складанні актового запису про народження дружина записується матір'ю, а чоловік - батьком дитини за заявою будь-кого з них. Тобто, дитина, яка зачата і (або) народжена у шлюбі, походить від подружжя (ст. 122 СК України). При державній реєстрації народження походження дитини від подружжя визначається на підставі Свідоцтва про шлюб (за відсутності свідоцтва про шлюб підтвердженням зареєстрованого шлюбу може бути відмітка про його реєстрацію в паспортах або паспортних документах матері та батька дитини) та документа закладу охорони здоров'я про народження дружиною дитини.

 

У разі, якщо дитина народилась до спливу десяти місяців після припинення шлюбу або визнання його недійсним, то вона вважається такою, що походить від подружжя. Тобто, відповідно до вимог абзацу першого пункту 20 глави 1 розділу III Правил державної реєстрації реєстрація народження дитини провадиться у такому самому порядку, як і реєстрація народження дитини, батьки якої перебувають між собою у шлюбі. Проте, законодавством передбачені деякі винятки з даного правила.

 

Так, у випадку, передбаченому ст. 124 СК України, якщо дитина народилась до спливу десяти місяців після припинення шлюбу або визнання його недійсним, але після реєстрації повторного шлюбу її матері з іншою особою, в цьому разі батьком дитини в актовому записі про народження зазначається чоловік матері в повторному шлюбі. У такому випадку батьківство попереднього чоловіка може бути визначене на підставі його спільної заяви з чоловіком у повторному шлюбі або за рішенням суду.

 

Також, законодавством передбачено (п. 3 ст. 122 СК України), що подружжя, а також дружина та чоловік, шлюб між якими припинено, у разі народження дитини до спливу десяти місяців після припинення їх шлюбу, мають право подати до державного органу реєстрації актів цивільного стану спільну заяву про невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини. Така вимога може бути задоволена лише за наявності спільної заяви самої матері та її чоловіка про невизнання його батьком дитини, а також заяви про визнання батьківства іншої особи та матері дитини. У цьому разі реєстрація народження дитини провадиться у порядку, передбаченому абзацом п'ятим пункту 15 глави 1 розділу III Правил реєстрації, а саме: у свідоцтві про народження дитини прізвище дитини вказується за прізвищем матері, а по батькові і відомості про батька - відповідно до спільної заяви про визнання батьківства. Якщо батьки (батько) бажають присвоїти дитині прізвище батька про це обов'язково повинно бути зазначено у поданій заяві, внаслідок чого прізвище дитини змінюється на прізвище батька на підставі вищезазначених документів.

 

Якщо дитина народилася до спливу десяти місяців від дня припинення шлюбу внаслідок смерті чоловіка, походження дитини від батька може бути визнане за спільною заявою матері дитини та чоловіка, який вважає себе батьком.

 

У певних випадках особа може бути зареєстрована матір'ю, батьком дитини навіть тоді, коли дитина від неї не походить.

 

На жаль, не всі подружжя можуть мати дітей. Сьогодні на тлі соціальної та демографічної кризи, несприятливої екологічної ситуації ця проблема набуває ще більшої актуальності. Отже, багатьом парам доводиться звертатись до новітніх науково-медичних розробок у галузі штучного запліднення, і норми Сімейного кодексу України покликані врегулювати відносини, які виникають при їх застосуванні.

 

Статтею 123 СК України закріплено порядок встановлення походження дитини, яка народилася у результаті трьох різновидів репродуктивних технологій: штучного запліднення, сурогатного материнства та імплантації ембріону.

 

Так, відповідно до вимог частини 1 ст. 123 СК України у разі народження дружиною дитини, зачатої в результаті застосування допоміжних репродуктивних технологій, здійснених за письмовою згодою її чоловіка, він записується батьком дитини.

 

Частина 2 ст. 123 СК України регулює так зване сурогатне материнство, яке є винятком з загального здавна відомого правила - матір'ю є та, яка народила дитину на світ. Тобто, у разі перенесення в організм іншої жінки ембріона людини, зачатого подружжям в результаті застосування допоміжних репродуктивних технологій, батьками дитини є подружжя. При цьому, відповідно до вимог пункту 11 глави 1 розділу III Правил державної реєстрації реєстрація народження в органах державної реєстрації актів цивільного стану такої дитини провадиться за заявою подружжя, яке дало згоду на таке перенесення. У цьому разі одночасно з документом, що підтверджує факт народження дитини іншою жінкою, подається засвідчена нотаріусом її письмова згода на запис подружжя батьками дитини.

 

Також, подружжя визнається батьками дитини, народженої дружиною після перенесення в її організм ембріона людини, зачатого її чоловіком та іншою жінкою в результаті застосування допоміжних репродуктивних технологій.

 

Окремо слід зазначити, що ст. 135 СК України регулює порядок визначення походження дитини якщо батьківство, материнство не встановлене, а саме: при народженні дитини у матері, яка не перебуває у шлюбі, у випадках, коли немає спільної заяви батьків, заяви батька або рішення суду про визнання батьківства, запис про батька дитини в актовому записі про народження провадиться за прізвищем матері, а ім'я та по батькові батька дитини записуються за її вказівкою.

 

Уразі смерті матері, а також за неможливості встановити місце її проживання запис про матір та батька дитини провадиться відповідно до вказаної статті, за заявою родичів, інших осіб або уповноваженого представника закладу охорони здоров'я, в якому народилася дитина. Відомості про батька дитини в цьому разі зазначаються за вказівкою цієї особи. В подальшому при незгоді матері дитини з унесеними в актовий запис про народження відомостями про батька дитини зміни провадяться згідно з Правилами про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5 (зі змінами).

 

Якщо батьки дитини невідомі, то запис про них в актовому записі про народження провадиться за рішенням органу опіки та піклування.

 

Правовий зв'язок між дитиною та матір'ю і батьком виникає на підставі відповідного актового запису про народження та підтверджується Свідоцтвом про народження незалежно від наявності шлюбу між батьками. Тому, відповідно до вимог ст. 142 СК України кожна дитина, при реєстрації народження якої визначаються мати та батько, має щодо них рівні права та рівні обов'язки.

 

Відповідно до ст. 52 Конституції України діти рівні у своїх правах незалежно від походження, а також від того, народжені вони у шлюбі чи поза ним. Сімейне законодавство України не передбачає різниці між дітьми, батьки яких перебувають у шлюбі між собою, та дітьми, народженими матір'ю, яка не перебуває у шлюбі. Ніяких моральних та правових обмежень будь-які діти не знають.

 

 

 Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

 

 

4. Державна реєстрація шлюбу

 

Державна реєстрація актів цивільного стану здійснюється з метою охорони особистих немайнових та майнових прав громадян, а також в інтересах держави.

Відповідно до Закону України « Про державну реєстрацію актів цивільного стану» органи реєстрації актів цивільного стану наряду з реєстрацією народження, смерті, розірвання шлюбу, зміни імені проводять державну реєстрацію шлюбу.

Шлюбом відповідно до Сімейного кодексу України (надалі -Кодекс) визначається  сімейний  союз чоловіка та жінки, зареєстрований у державному органі реєстрації актів цивільного стану.

Порядок реєстрації шлюбу врегульований Кодексом та іншими нормативно - правовими актами.

Статтею 22 зазначеного Кодексу шлюбний вік для чоловіків та жінок встановлюється у вісімнадцять років. Особи, які бажають зареєструвати шлюб, мають досягти шлюбного віку на день реєстрації шлюбу.

Для державної реєстрації шлюбу жінкою та чоловіком особисто подається заява про державну реєстрацію шлюбу (додаток 8) до органу державної реєстрації актів цивільного стану за їх вибором.

Якщо жінка і (або) чоловік не можуть через поважні причини особисто подати заяву про державну реєстрацію шлюбу до органу державної реєстрації актів цивільного стану, таку заяву, справжність підпису(ів) на якій засвідчено нотаріально, можуть подати їх представники. Повноваження представника мають ґрунтуватися на нотаріально посвідченій довіреності.

При поданні заяви про державну реєстрацію шлюбу жінка та чоловік пред'являють на посвідчення своєї особи паспорт або паспортний документ.

Заяви про державну реєстрацію шлюбу від громадян України, які постійно проживають за кордоном, приймаються за паспортом громадянина України для виїзду за кордон.

Іноземці та особи без громадянства для державної реєстрації шлюбу в Україні повинні пред'явити паспортний документ або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника, та посвідку на постійне чи тимчасове проживання або інший документ, що підтверджує законність перебування іноземця чи особи без громадянства на території України.

Особи, які раніше перебували в шлюбі, можуть зареєструвати повторний шлюб за умови пред'явлення документів, що підтверджують припинення попереднього шлюбу або визнання шлюбу недійсним (свідоцтво про розірвання шлюбу, рішення суду про розірвання шлюбу, про визнання шлюбу недійсним, яке набрало законної сили, свідоцтво про смерть одного з подружжя, висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про анулювання актового запису про шлюб, який є недійсним тощо).

Документи про підтвердження припинення попереднього шлюбу, які передбачені законодавством іноземної держави та видані компетентним органом, повинні бути відповідним чином легалізовані, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Якщо документи громадян України, іноземців, осіб без громадянства, які є підставою для державної реєстрації шлюбу, складені іноземною мовою, до них обов'язково додається переклад тексту на українську мову, вірність якого засвідчується дипломатичним представництвом або консульською установою України, посольством (консульством) держави, громадянином якої є іноземець (країни постійного проживання особи без громадянства), Міністерством закордонних справ, іншим відповідним органом цієї держави або нотаріусом.

Якщо до органів державної реєстрації актів цивільного стану подається переклад документів, вірність якого засвідчено згідно із законодавством іноземної держави, у якій їх видано, то він повинен бути легалізований у встановленому порядку.

Орган державної реєстрації актів цивільного стану, що прийняв заяву про державну реєстрацію шлюбу, зобов'язаний ознайомити наречених з умовами і порядком державної реєстрації шлюбу, їхніми правами та обов'язками як майбутніх подружжя і батьків, обов'язком повідомити один одному про стан свого здоров'я, попередити наречених про відповідальність за приховання відомостей про наявність перешкод для державної реєстрації шлюбу.

Орган державної реєстрації актів цивільного стану під час приймання заяви про державну реєстрацію шлюбу інформує наречених про можливість здійснення медичного обстеження та за їх бажанням видає направлення за зразком, затвердженим Міністерством охорони здоров'я.

 За погодженням з нареченими орган державної реєстрації актів цивільного стану призначає день і час державної реєстрації шлюбу з додержанням вимог, передбачених статтею 32 Кодексу.

Державна реєстрація шлюбу проводиться органами державної реєстрації актів цивільного стану після закінчення одного місяця з дня подання нареченими заяви про державну реєстрацію шлюбу.

За наявності поважної причини і з дозволу керівника органу державної реєстрації актів цивільного стану державна реєстрація шлюбу проводиться до закінчення зазначеного строку на підставі спільної заяви наречених та документів, які підтверджують наявність поважної причини.

У разі вагітності нареченої, народження нею дитини та якщо є безпосередня загроза для життя нареченої або нареченого, за наявності документів, що підтверджують викладені факти, державна реєстрація шлюбу проводиться в день подання відповідної заяви або у будь-який інший день за бажанням наречених протягом одного місяця.

Якщо є відомості про наявність перешкод для державної реєстрації шлюбу, керівник органу державної реєстрації актів цивільного стану може відкласти таку реєстрацію, але не більш як на три місяці.

Про відстрочку державної реєстрації шлюбу повідомляються наречені.

Рішення про таке відкладення державної реєстрації шлюбу може бути оскаржене в судовому порядку.

Якщо наречені не можуть з'явитися з поважної причини для проведення державної реєстрації шлюбу у встановлений день, строк такої реєстрації переноситься за їх письмовою заявою на інший день, про що робиться відповідна відмітка на заяві про державну реєстрацію шлюбу та в журналі обліку заяв про шлюб.

У такому разі строк перенесення державної реєстрації шлюбу не може перевищувати одного року від дня подання відповідної заяви.

Якщо наречені не з'явилися для проведення державної реєстрації шлюбу і не повідомили про причину неявки протягом трьох місяців з дня подання відповідної заяви, заява втрачає чинність.

Державна реєстрація шлюбу проводиться у присутності нареченої та нареченого.

Державна реєстрація шлюбу через представника не допускається.

Державна реєстрація шлюбу проводиться у приміщенні органу державної реєстрації актів цивільного стану.

За заявою наречених державна реєстрація шлюбу проводиться в урочистій обстановці. Про таке бажання наречені зазначають у заяві про державну реєстрацію шлюбу.

Державна реєстрація шлюбу проводиться у присутності нареченого та нареченої .

Наречені мають право обрати прізвище одного з них як спільне прізвище подружжя, або надалі іменуватись дошлюбними прізвищами, або приєднати до свого прізвища прізвище нареченого (нареченої).

Складання більше двох прізвищ не допускається, якщо інше не випливає із звичаю національної меншини, до якої належить наречена і (або) наречений.

На підставі актового запису про шлюб кожному із подружжя видається свідоцтво про шлюб.

Якщо особа під час державної реєстрації шлюбу змінила прізвище, то на першій сторінці паспорта громадянина України у формі книжечки робиться відмітка про те, що зазначений документ підлягає обміну в місячний строк у зв'язку зі зміною прізвища при державній реєстрації шлюбу.

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

 

 

5 . Порядок проходження медичного обстеження осіб, які вступають у шлюб

 

За будь-яких часів державна реєстрація шлюбу мала важливе значення. Держава заінтересована у зміцненні та стабільності шлюбу, а також правовідносин, що він породжує.

Відповідно до ч. 1 ст. 27 Сімейного кодексу України державна реєстрація шлюбу встановлена для забезпечення стабільності відносин між жінкою та чоловіком, охорони прав та інтересів подружжя, їх дітей, а також в інтересах держави та суспільства.

Відповідно до статті 30 Сімейного кодексу України  наречені зобов'язані повідомити один одного про стан свого здоров'я.

Приховування відомостей про стан здоров'я одним з наречених, наслідком чого може стати (стало) порушення фізичного або психічного здоров'я іншого нареченого чи їхніх нащадків, може бути підставою для визнання шлюбу недійсним

Нажаль, сьогодні спостерігається різке зниження рівня здоров'я нації, тому, проходження медичного обстеження наречених у репродуктивному віці є однією із законодавчих спроб оздоровлення нації та має надати можливість жінці та чоловікові пройти відповідне медичне обстеження до зачаття дитини.

Держава забезпечує створення умов для медичного обстеження осіб, які подали заяву про реєстрацію шлюбу, встановлюючи порядок здійснення такого обстеження. Вимоги законодавства щодо інформування майбутнього подружжя про стан здоров'я реалізується постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 року № 1740, зі змінами, «Про затвердження порядку здійснення добровільного медичного обстеження осіб, які подали заяву про реєстрацію шлюбу».

Медичне обстеження осіб у місті  Суми здійснюється в таких акредитованих лікувально-профілактичних закладах за місцем проживання:

1.Міська клінічна лікарня № 1;

2.Міська поліклініка № 3, каб. 33;

3.Міська клінічна лікарня № 4;

4.Міська клінічна лікарня № 5;

5.Сумський міський клінічний пологовий будинок імені Пресвятої Діви Марії, жіноча консультація.

Лікувально-профілактичні заклади зобов'язані здійснити медобстеження  осіб, які подали заяву на реєстрацію шлюбу, протягом 20 днів після їх звернення до цих закладів.

Звертаємо увагу, що медичне обстеження осіб, які подали заяву про реєстрацію шлюбу, проводиться тільки за їх бажанням.

Відповідно до п.4 Переліку видів добровільного медичного обстеження осіб,  які подали заяву про реєстрацію шлюбу, затвердженого наказом МОЗ від 20.12.2002 за № 480 організація щодо забезпечення бланками форми № 147-2/о "Направлення на добровільне медичне обстеження особи, яка подала заяву про реєстрацію шлюбу" відділів реєстрації актів цивільного стану відповідних управлінь юстиції, виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад покладена на медичні установи.

Дані бланки заповнюються згідно з Інструкції щодо заповнення облікової форми № 147-2/о "Направлення на добровільне медичне обстеження особи, яка подала заяву про реєстрацію шлюбу", а саме: направлення на добровільне медичне обстеження особи, яка подала заяву про реєстрацію шлюбу, заповнюється і видається особі, яка направляється на таке обстеження працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану, виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад під час прийняття заяви про реєстрацію шлюбу.

Направлення заповнюється розбірливим почерком, без виправлень.

У направленні повністю пишуть прізвище, ім'я, по батькові особи, її адресу, рік народження - цифрами.

У графах щодо консультацій лікарів зазначають назву й адресу лікувально-профілактичного закладу, у якому пропонується здійснити обстеження, відповідно до переліку, установленого територіальними органами охорони здоров'я.

Про видачу направлення або про відмову від медичного обстеження особи, яка бере шлюб, працівник органу державної реєстрації актів цивільного стану проставляє відмітку на заяві про реєстрацію шлюбу.

Відомості про результати медичного обстеження повідомляються лише особам, які пройшли обстеження, і заносяться до медичних карток. 

Під час видачі направлення необхідно обов'язково враховувати бажання наречених здійснити таке обстеження в певному лікувально-профілактичному закладі.

 

 

 

 Додаток 1

                               ЗАТВЕРДЖЕНО 
                               Наказ Міністерства                                охорони здоров'я України                                20.12.2002  N 480 ( z0044-03 )
                   -----------------------------------------------
                   |Код форми   |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |
                   |за ДКУД     -------------------------------  |
                   |---------------------------------------------|
                   |Код закладу |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |
                   |за ЄДРПОУ   -------------------------------  |
                   -----------------------------------------------
                   | МЕДИЧНА ДОКУМЕНТАЦІЯ                        |
                   | ФОРМА N  | 1 | 4 | 7 | - | 2 | / | о |   |  |
                   |          ---------------------------------  |
                   | Затверджена наказом МОЗ України             | 
                   | | 2| 0| 1| 2| 2| 0| 0| 2| р|  N | 4| 8| 0|  |
                   | ----------------------------    ----------  |
------------------------------------------------------------------                                  
|                          НАПРАВЛЕННЯ                           |
|            на добровільне медичне обстеження особи,            |
|             яка подала заяву про реєстрацію шлюбу              |
|----------------------------------------------------------------|
|                                                                |
| Дата видачі "____"____________________ 20___ р.                |
|                                                                |
| ______________________________________________________________ |
|                 (прізвище, ім'я, по батькові)                  |
|                                                                |
| ________________       ____________      _____________________ |
| (рік народження)         (стать)                (адреса)       |
|                                                                |
| ______________________________________________________________ |
|                                                                |
| направляється на медичне           назва, адреса               |
| обстеження і консультації          лікувально-профілактичного  |
| лікарів:                           закладу                     |
|                                                                |
| лікаря-терапевта або лікаря                                    |
| загальної практики -                                           |
| сімейного лікаря               _______________________________ |
|                                                                |
| ______________________________________________________________ |
|                                                                |
| лікаря-акушера-гінеколога/                                     |
| лікаря-уролога                 _______________________________ |
|                                                                |
| ____________________________________-----------------------___ |
|                                     |    Для друкарні!    |    |
| лікаря-генетика                _____|  При виготовленні   |___ |
|                                     |документа використати|    |
| ____________________________________|     формат А5       |___ |
|                                     -----------------------    |
| лікарів кабінетів,                                             |
| центрів планування сім'ї       _______________________________ |
|                                                                |
  ------------------------------------------------------------------ 

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

 

6. Порядок проведення державної реєстрації смерті.

 

Державна реєстрація смерті проводитися у відділах реєстрації актів цивільного стану та виконавчих органах сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання. Смерть особи, яка померла в дорозі (у потягу, на судні, у літаку та ін.), може бути зареєстровано в найближчому орган державної реєстрації актів цивільного стану.

Державна реєстрація смерті особи, оголошеної судом померлою, провадиться у книгах поновлених актових записів про смерть. У цих випадках датою смерті вважається день набрання рішенням суду законної сили, якщо інше не зазначено в рішенні суду.

У разі проведення державної реєстрації смерті на підставі рішення суду про оголошення особи померлою або встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України, надісланого судом, свідоцтво про смерть оформлюється та видається заявнику під час його звернення до органу державної реєстрації актів цивільного стану.

Державна реєстрація смерті проводиться за заявою родичів померлого, представників органу опіки та піклування, працівників житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров'я, де настала смерть, та інших осіб.

Особа, яка звернулась щодо реєстрації смерті до відділу державної реєстрації актів цивільного стану повинна пред'явити паспорт або паспортний документ. При цьому, відсутність вищезазначених документів не є підставою для відмови у проведенні державної реєстрації смерті.

Відповідно до вимог п. 1 гл. 5 розділу IIІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні затверджених наказом Міністерства юстиції України 18.10.2000 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 18.10.2000 за № 719/4940 (в редакції наказу Міністерства юстиції України №  3307/5 від 24.12.2010), зі змінами- (надалі Правила) підставою для проведення державної реєстрації смерті є:

а) лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о), форма якого затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 08.08.2006 № 545, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2006 за № 1150/13024 (далі - лікарське свідоцтво про смерть);

б) фельдшерська довідка про смерть (форма № 106-1/о), форма якої затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 08.08.2006 № 545, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2006 за № 1150/13024 (далі - фельдшерська довідка про смерть);

в) лікарське свідоцтво про перинатальну смерть;

г) рішення суду про оголошення особи померлою;

ґ) рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час;

д) повідомлення державного архіву або органів Служби безпеки України у разі реєстрації смерті осіб, репресованих за рішенням несудових та судових органів;

е) повідомлення установи виконання покарань або слідчого ізолятора, надіслане разом з лікарським свідоцтвом про смерть.

Заява про державну реєстрацію смерті повинна бути зроблена не пізніше трьох діб з дня смерті чи виявлення трупа, а у разі неможливості одержання лікарського свідоцтва про смерть, фельдшерської довідки про смерть чи висновку судово-медичної експертизи, прокурора - не пізніше п'яти діб.

Після проведення державної реєстрації смерті відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання. У разі проведення державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради видається довідка для отримання допомоги на поховання.

Відповідно до ст. 27 Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування", допомога на поховання надається у разі смерті застрахованої особи, а також членів її сім'ї, що перебували на утриманні застрахованої особи:

-  дружини (чоловіка);

- дітей, братів, сестер та онуків, які не досягли 18 років або старших цього віку, якщо вони стали інвалідами до 18 років (братів, сестер та онуків - за умови, що вони не мають працездатних батьків), а студентів та учнів середніх професійно-технічних та вищих навчальних закладів з денною формою навчання - до 23 років;

- батька, матері;

- діда та баби за прямою лінією спорідненості.

Не вважаються такими, що перебували на утриманні застрахованої особи, члени сім’ї, які мали самостійні джерела засобів до існування (одержували заробітну плату, пенсію тощо). Допомога надається застрахованій особі, члену її сім’ї або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання.

Допомога на поховання застрахованої особи призначається сім’ї померлого або особі, яка здійснила поховання, на підставі свідоцтва про смерть, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів громадянського стану, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради.

Допомога на поховання члена сім’ї застрахованої особи призначається застрахованій особі на підставі свідоцтва про смерть, виданого центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів громадянського стану, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради, та довідки з місця проживання про перебування померлого члена сім’ї на утриманні застрахованої особи.

Згідно з частиною 3 статті 32 Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування " допомога на поховання призначається не пізніше дня, що настає за днем звернення, і виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від Фонду відповідно до цього Закону.

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

 

7. Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану,  метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів

 

Одним із важливих завдань відділів державної реєстрації актів цивільного стану є  збереження архівного фонду.     

Книги  державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги є однією із складових частин Національного архівного фонду України.         

Наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2013 № 2804/5 затверджено Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану,  метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів (наказ зареєстровано в Мін’юсті 31.12.2013 за № 2241/24773.

Відповідно до Порядку, умов і строків зберігання, книги  державної реєстрації актів цивільного стану складаються у двох примірниках. Перші примірники книг державної  реєстрації актів цивільного стану, складені на території даного району (міста), зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем їх складання. Другі примірники книг, складені на території області (міста), зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві разом з документами, на підставі яких зазначеними закордонними установами проведено державну реєстрацію актів цивільного стану.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Київській області.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану в обов'язковому порядку беруться  в  оправу і нумеруються простим м'яким олівцем у правому верхньому куті.

Кожна книга державної реєстрації актів цивільного стану починається відповідною титульною сторінкою.

Після титульного аркуша на окремих аркушах складається внутрішній опис документів справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги).

Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги.

В окремих випадках на письмовий запит суду (судді), органів дізнання чи досудового слідства у зв’язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, здійснюється вилучення оригіналів актових записів цивільного стану. Про вилучення оригіналів актових записів цивільного стану складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а другий передається відповідному органу. З актових записів цивільного стану, що вилучаються, знімаються їх копії, які засвідчуються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Зміни складу книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги (вилучення актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) відображаються у графі «Примітка» внутрішнього опису з посиланням на відповідні документи (судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо), і до внутрішнього опису робиться новий підсумковий запис.

З метою обліку кількості аркушів у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги), що вміщується наприкінці книги, який  підписується   керівником   відділу державної реєстрації   актів  цивільного  стану.

Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).

З метою забезпечення збереженості та контролю за наявністю і рухом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг після їх оформлення книги вносяться до книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, у якій вміщено актові записи цивільного стану одного виду за декілька років, а також метрична книга, об’єднана за декілька років, обліковуються у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг за останнім роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів).

У кожній книзі державної реєстрації актів цивільного стану зосереджується близько 250 аркушів  записів одного виду  актів цивільного  стану в межах календарного року.

Відділами ДРАЦС Сумської області до 1977 року актові записи цивільного стану заповнювалися чорнилом, а пізніше кульковою ручкою. Починаючи з 1978 року актові записи цивільного стану заповнюються тільки друкарським способом. З 2009 року актові записи цивільного стану заносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян та друкуються з Реєстру.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану впродовж 75 років з часу їх складання.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації  актів цивільного стану і метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану починається з року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану та метричних записів, та закінчується 31 грудня  останнього (сімдесят  п'ятого) року їх зберігання.

Щороку відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних територіальних управлінь юстиції складають опис справ постійного зберігання, щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану окремо від інших справ постійного зберігання у чотирьох примірниках. Окремо складається опис метричних книг за аналогічною формою.

Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.

Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником  відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Після схвалення експертною комісією (ЕК) Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції) описи справ подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних  архівів областей або міст Києва і Севастополя (далі - державний архів). Схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) описи справ затверджує начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану.

Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

У відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних територіальних управлінь юстиції проводиться перевіряння наявності та стану документів постійного зберігання щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

Позапланове перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться:

 - після переміщення документів в інше архівосховище;

 - після ліквідації надзвичайних ситуацій;

 - у разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або особи, відповідальної за ведення діловодства;

 - під час реорганізації або ліквідації установи;

 - за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.

Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану або комісією, яка створюється відповідно до наказу головного територіального управління юстиції.

Під час перевіряння складається аркуш перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання, у якому фіксуються всі виявлені недоліки. На кожний опис справ складається окремий аркуш перевіряння. Після завершення перевіряння в кожному описі справ після засвідчувального напису вноситься запис «Перевірено», проставляються дата перевіряння та підписи осіб, які перевіряли справи цього опису.

Акт перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання складається після перевіряння наявності та стану документів, і до нього додається аркуш перевіряння наявності та стану документів.

У разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції для приймання-передавання справ наказом головного територіального управління юстиції створюється комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

Під час приймання-передавання перевіряються наявність, стан та умови зберігання  книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них (описи справ, книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, алфавітних журналів); стелажного обладнання, протипожежної та охоронної сигналізації.

Наявність і стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища відображаються в акті приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану. За аналогічною формою складається акт під час зміни особи, відповідальної за ведення діловодства, який підписується цією особою та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

У випадку виявлення нестачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища комісія негайно інформує заступника начальника головного територіального управління юстиції з питань державної реєстрації - начальника Управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна з дотриманням вимог пункту 9 глави 2 розділу V та пункту 19 глави 8 розділу VIII Правил.

Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п'яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.  Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції здійснює підготовку книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг для передачі їх до відповідного державного архіву, яка полягає в перевірянні правильності формування та оформлення кожної книги, описів справ відповідно до вимог цього Порядку.

Працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції усувають недоліки, виявлені під час перевіряння.

Архівний фонд відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Сумській області на даний період становить 15 516  книг. До Державного архіву Сумської області за 1971-2016 роки передано 8 898 книг.

При зверненні громадян до відділу державної реєстрації актів цивільного стану з питання видачі повторного свідоцтва в тих випадках, коли актовий запис цивільного стану вже передано на зберігання до державного архіву, відділ державної реєстрації актів цивільного стану витребовує з державного архіву архівну довідку, на підставі якої виписує свідоцтво і видає його заявнику в установленому законодавством порядку.

При потребі внесення змін в актовий запис цивільного стану (метричний запис), який зберігається в державному архіві, районний, районний у містах, міський (міст обласного значення), міськрайонний, міжрайонний відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, який прийняв заяву, надсилає матеріали справи разом з висновком до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління юстиції вищого рівня.

 Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі на підставі отриманих матеріалів надсилає відповідне повідомлення до державного обласного (міського) архіву або Центрального державного історичного архіву в місті Києві. Державний архів, який отримав таке повідомлення, у десятиденний строк вносить зміни до актового запису (метричного запису) і після цього готує архівну довідку з внесеними змінами, яку надсилає до того самого відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

На підставі цієї довідки зазначений відділ державної реєстрації актів цивільного стану повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану, на якому проставляє штамп "Повторно".

Державному архіву надсилається повідомлення для проставлення у книзі державної реєстрації актів цивільного стану (метричній книзі) серії, номера виданого свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану та дати його видачі.

Для зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та створення необхідних умов для роботи з ними у приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього архівосховище.

За відсутності архівосховища у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються в металевих шафах, які в кінці робочого дня опечатуються. Робочі кімнати працівників відділу державної реєстрації актів цивільного стану повинні бути відокремлені від архівосховища.

Архівосховище має бути відділене від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, де зберігаються або застосовуються вогненебезпечні, хімічні речовини, харчові продукти, і не повинно мати з ними спільних вентиляційних каналів.

Якщо архівосховище розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

Для забезпечення збереження книг державної реєстрації актів цивільного стану, а також метричних книг і створення необхідних умов для роботи з ними відділу державної реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього приміщення.

Зовнішні двері архівосховища ізолюються металом та в неробочий час опечатуються.

Архівосховище відмикається і замикається у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану).

Архівосховища обладнуються металевими стелажами, а також у приміщенні архівосховища встановлюється відповідний температурно-вологісний і світловий режими зберігання: температура повітря +17° - +19° С і відносна вологість - 50 - 55 %, для виміру яких подалі від опалювальних та вентиляційних систем встановлюються термометри і гігрометри (психрометри). В архівосховищах з нерегульованим кліматом рекомендовано встановлення кондиціонерів, зволожувачів повітря.

 Показники контрольно-вимірювальних приладів щотижня фіксуються у спеціальному журналі. Перевіряння роботи зазначених приладів здійснюється щороку.

Для охорони архівосховища від пилу забезпечується максимальна герметичність приміщення та вентиляційна система обладнується протипиловими фільтрами. Водночас, періодично проводиться знепилювання документів за допомогою пилососів і практикується вологе прибирання підлоги не менш одного разу на тиждень.

Для ретельної обробки приміщення архівосховища у відділах ДРАЦС встановлюєтья один санітарний день на місяць. В архівосховищах забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

Вхід у приміщення архівосховища та ознайомлення із записами в книгах державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

На випадок виникнення пожежі, повені та інших надзвичайних ситуацій, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб у відділі державної реєстрації актів цивільного стану складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та інших документів, що знаходяться в архівосховищі, додаються перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. Зазначений план заходів  затверджується в установленому законодавством порядку.

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

8. Порядок проставлення апостиля

 

В останні роки міжнародні відносини розвиваються дуже стрімко, що тягне за собою велику кількість юридичних питань. Одним з таких, достатньо вагомих питань є легалізація офіційних документів. За загальним правилом, документи, які видані та мають юридичну силу на території однієї держави, можуть бути використані на території іншої держави тільки після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами, учасниками яких є держави. На сьогодні існує два способи засвідчення документів- це проставлення апостиля та консульська легалізація.

Апостиль (Apostille) - це міжнародний спосіб завірення документів, який визнаний у 94 країнах світу.

АПОСТИЛЬ - це стандартизований сертифікат чи штамп (який носить назву Apostille), та проставляється на документах, або оформлюється у вигляді додатку до документа. Документи, які завіряються таким чином не потребують додаткової легалізації, причому їх зобов'язані визнавати на будь-якому державному рівні в країнах учасниках Гаазької Конвенції. Для України Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року, набула чинності 22 грудня 2003 року.

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5, та Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1420/27865.

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:

- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України);

- розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);

- проставлення апостиля, відмова у його проставленні (Міністерство юстиції України);

- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України).

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється відповідно до «Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав», затверджених Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України 05.12.2003 № 237/803/151/5  

Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг за проставлення апостиля» , визначена плата за проставлення апостиля:

  • для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн);
  • для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Від сплати за проставлення апостиля звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

 

Рахунок платежу за надання послуги з проставлення апостиля:

Банк отримувача:  ГУДКСУ у м. Києві;
Код банку отримувача: 820019;
Одержувач коштів: ГУК у м. Києві;
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783;
Рахунок отримувача: 33214879700001;
Призначення платежу: за проставлення апостиля, код платежу 22012500

Плата за надання послуг з проставляння апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

Строк розгляду документів для проставлення апостиля

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк   до 2 робочих дні.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.

            Перелік відділів, до яких можна звернутися для проставлення апостиля:

  • Білопільський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Буринський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Великописарівський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Глухівський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Конотопський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Краснопільський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Кролевецький районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Лебединський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Липоводолинський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Недригайлівський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Охтирський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Путивльський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Роменський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Тростянецький районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Шосткинський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Ямпільському та Середино – Будському районах Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Глухівський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Конотопський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Лебединський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Охтирський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Роменський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Шосткинський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Сумській області;
  • Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Сумській області.

10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року. .

Відповідно до статей 3, 4 і 6 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року, до якої приєдналася Україна, надані повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ,  у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ:

Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України,

Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів.

 

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

фізичні особи подають паспорт та заповнюють заяву на вчинення консульської легалізації.

В разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів;

юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію, мета, з якою вони легалізуються, відомості про особу, яка уповноважена представляти інтереси з питань засвідчення документів.

За легалізацію документів справляється консульський збір, який сплачується після здачі документів на легалізацію безпосередньо у філії Ощадного банку в будинку МЗС України:

— документи фізичних осіб – 51 гривня;

— документи юридичних осіб та організацій – 170 гривень.

За оформлення документів у терміновому порядку стягується подвійний тариф консульського збору.

Тарифи консульського збору встановлені відповідно до Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ України 05 січня 2011 року за №3, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України

 

Відділ державної реєстрації актів

цивільного стану Управління державної

реєстрації Головного територіального

управління юстиції у Сумській області

04.01.2017

 

Україна, м. Суми, вул. Герасима Кондратьєва, 28. Тел./факс (0542) 66-19-48, 66-19-36

© 2016 Головне територіальне управління юстиції у Сумській області
Розробка студії «Данкор Веб» Мапа сайту